如何規(guī)避電子發(fā)票重復(fù)報(bào)銷的弊端
經(jīng)過七年的發(fā)展，電子發(fā)票憑借本省易保管，不怕丟失和損壞的優(yōu)勢取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)發(fā)票，得到了人們的青睞。電子發(fā)票逐漸普及，開票量與日俱增。但是電子發(fā)票可以重復(fù)打印的弊端，為公司財(cái)務(wù)工作的報(bào)銷帶來了新的問題。
規(guī)范和合理管理電子發(fā)票，是財(cái)務(wù)工作人員必須解決的問題。
首先相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)發(fā)票而言，電子發(fā)票需要打印報(bào)銷。
報(bào)銷人員需要將取得的電子發(fā)票打印出來才能報(bào)銷，這不僅沒有減輕工作量，反而了增加了工作量，浪費(fèi)了工作時(shí)間和紙張，相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)發(fā)票而言沒有顯現(xiàn)半點(diǎn)優(yōu)勢，反而是費(fèi)時(shí)費(fèi)力。
其次，是電子發(fā)票可以重復(fù)報(bào)銷和篡改，對于公司而言，這是電子發(fā)票最大的問題。
目前電子發(fā)票報(bào)銷確實(shí)存在監(jiān)管上的漏洞，由于電子發(fā)票的打印次數(shù)不受限制，因此可以無限次的打印。正因?yàn)榭梢宰孕写蛴。植恍枰~外再加蓋專用章，這就給手工報(bào)銷帶來重復(fù)報(bào)銷的風(fēng)險(xiǎn)。
電子發(fā)票還可以通過計(jì)算機(jī)技術(shù)修改電子發(fā)票金額或者抬頭，但發(fā)票編碼沒有動(dòng)，如果你去校驗(yàn)發(fā)票的話，是不會(huì)出現(xiàn)問題的。如果會(huì)計(jì)不仔細(xì)檢查，是很難發(fā)票問題的！雖然仔細(xì)檢查會(huì)發(fā)現(xiàn)紕漏，但是無疑會(huì)增加不必要的工作量，這也是財(cái)務(wù)在處理電子發(fā)票報(bào)銷時(shí)需要注意的。
針對這些問題，我們可以通過以下的方法加強(qiáng)電子發(fā)票的管理。
常見的方法有這幾種：
1、使用微信小程序電子發(fā)票查 重工具，掃描發(fā)票二維碼，自動(dòng)識(shí)別發(fā)票的基礎(chǔ)信息，同時(shí)進(jìn)行發(fā)票查重，非重復(fù)報(bào)銷的發(fā)票可以自動(dòng)保存到臺(tái)賬中，重復(fù)報(bào)銷的發(fā)票予以提醒。
在發(fā)票查重的同時(shí)，如果配置有發(fā)票真?zhèn)尾轵?yàn)功能，還能同步完成發(fā)票真?zhèn)尾轵?yàn)操作，對篡改報(bào)銷的發(fā)票輕 松說不！掃描的發(fā)票能導(dǎo)出Excel，或者直接發(fā)送到指定人的郵箱中。
2、通過Excel表格做臺(tái)賬。把所有的電子發(fā)票，先在稅務(wù)局提供發(fā)票真?zhèn)尾轵?yàn)平臺(tái)中進(jìn)行真?zhèn)尾轵?yàn)，然后發(fā)票編碼統(tǒng)一在Excel表格中，從中篩選排除相同的發(fā)票編碼，可防范電子發(fā)票報(bào)銷時(shí)重復(fù)打印提交。
3、可以配置專門的掃碼器，在電腦上使用查重工具配合掃碼其進(jìn)行發(fā)票的真?zhèn)尾轵?yàn)和重復(fù)報(bào)銷管理。
除了會(huì)計(jì)要完成這些工作外，有條件的單位應(yīng)該要求報(bào)銷經(jīng)辦人完成這些工作：
1、報(bào)銷經(jīng)手人自行打印電子發(fā)票作為報(bào)銷的原始票據(jù)，電子發(fā)票有相關(guān)明細(xì)及附件的，作為報(bào)銷的原始憑據(jù)隨電子發(fā)票一并附上；
2、要求報(bào)銷經(jīng)手人自行在稅務(wù)局網(wǎng)站查驗(yàn)電子發(fā)票真?zhèn)涡畔ⅲ⒊兄Z沒有重復(fù)報(bào)銷電子發(fā)票，同時(shí)要求報(bào)銷經(jīng)手人及經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)及電子發(fā)票的真實(shí)性負(fù)責(zé)。
3、要求員工每個(gè)月底遞交上個(gè)月發(fā)票，最遲不能超過兩個(gè)月報(bào)銷時(shí)間
文章來源：鳳凰網(wǎng)